AZ ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA ÉS
TELEPHELYI INTÉZMÉNYE
ADATVÉDELMI ÉS ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYZATA
Szervezet neve: ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA
Címe: 1149 BUDAPEST, PÓSA LAJOS UTCA 61.
Adószáma: 18272781-1-42
Képviseletre jogosult személy(ek) neve: Csík-Nagy Bettina
Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben az Info törvény előírásai szerint kell eljárni. Felülvizsgálata és karbantartása a jogszabályi változások függvényében, de legalább 5 évente.
A dokumentum jellege: nyilvános
Nyomtatott formában megtalálható: iroda
Hatályba lépett: 2024. január 08. napon kelt KH/2024.01.08. számú kuratóriumi határozattal.
Alkalmazandó: 2024. január 08.-től
______________________ ____________________
Madarász Károly Csík-Nagy Bettina
kuratóriumi elnök igazgató/h
1. Jogszabályi háttér:
2011. július 11-én az Országgyűlés elfogadta a 2011. évi CXII. törvényt az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról.
Az Alaptörvény VI. cikke mindenki számára biztosítja a személyes adatok védelméhez és a közérdekű adatok megismeréséhez és terjesztéséhez való jogot.
2. Az adatvédelem szabályai:
Az adatvédelem szabályai minden adatkezelőre vonatkoznak.
Az adatvédelmi jogszabályok betartása, adatkezelési szabályzat készítése kötelező mindenhol, ahol személyes adatokat kezelnek.
3. Adatbiztonság: Az új adatvédelmi törvény megállapítja a felelősséget.
4. Az adatbiztonság követelményeinek be nem tartása:
A törvény lehetőséget biztosít az adatkezelő részére, hogy maga válassza meg az adatok biztonságát garantáló eszközöket és módszereket, ugyanakkor komoly anyagi és akár büntetőjogi szankciókkal is járhat az adatbiztonság követelményeinek be nem tartása.
Az adatkezelő köteles az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, a hozzáférhetetlenné válás vagy más események megelőzhetők legyenek.
Megfelelő technikai védelemmel kell biztosítani, hogy eltérő célú elektronikus nyilvántartások ne legyenek közvetlenül összekapcsolhatók és az érintetthez rendelhetők.
5. Adatfajták, adatkezelés, adatbiztonság
Személyes adat 3. § (2)
Különleges adat 3. § 3. a); b)
Közérdekű adat 3. § 5.
Közérdekből nyilvános adat 3. § 6. 16
Adatkezelési műveletek 3. § 11-17.
Adattovábbítás –i nyilvántartást vezetni kell
Nyilvánosságra hozatal
Adatmegjelölés (pl. SNI - sek)
Törlés
Zárolás
Megsemmisítés
Feldolgozás
Személyes adat:
Az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
Különleges adat:
- a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra,
- a politikai véleményre vagy pártállásra,
- a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre,
- az érdek-képviseleti szervezeti tagságra,
- a szexuális életre vonatkozó személyes adat,
- az egészségi állapotra, a
- kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat,
- valamint a bűnügyi személyes adat
Közérdekű adat:
Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen: a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat.
Közérdekből nyilvános adat:
A közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli;
Adatkezelés 3. § 10-17
Adatkezelés:
Az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen: gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése.
Adatkezelési műveletek 3. § 11-17.
Adattovábbítás:
lehetséges;
Adatmegjelölés:
Adatzárolás:
Adatmegsemmisítés:
Adatfeldolgozás:
Adatfelelős:
Adatközlő:
Adatállomány:
Harmadik személy:
6. Adatkezelési kötelezettség és lehetőség
Nyilvántartási kötelezettség
Az Napraforgó Alapítványi Óvoda és telephelye köteles a jogszabályban előírt nyilvántartásokat vezetni, a KIR-be (jogszabály változás esetén az OviKRÉTA programba) bejelentkezni, valamint az Országos statisztikai adatgyűjtési program keretében előírt adatokat szolgáltatni.
1. Az alkalmazottakról nyilvántartott adatok a következők lehetnek:
• név, születési hely, idő, állampolgárság;
• lakóhely, tartózkodási hely, telefonszám, azonosítószám;
• munkaviszonyra, köznevelési foglalkoztatotti jogviszonyra vonatkozó adatok, megbízásos jogviszony, egyéb jogviszony
iskolai végzettség, szakképesítés, erkölcsi bizonyítvány
2. Az adatok kezelésére jogosultak:
• az alkalmazottak tekintetében az óvodaigazgatója, helyettese; óvodapedagógusok, gazdasági ügyintéző, óvodatitkár
• az óvodaigazgatója tekintetében a fenntartó Alapítvány.
3. Az adatok továbbíthatók:
A fenntartónak, kifizetőhelynek, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, államigazgatási
szerveknek, hatóságoknak, Állami Számvevőszéknek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak és a nemzetbiztonsági szolgálatnak.
4. A gyermekekről nyilvántartott adatok a következők lehetnek:
• a gyermek neve, születési helye, ideje, neme, állampolgársága;
• lakóhelyének, tartózkodási helyének címe;
• társadalombiztosítási azonosító jele, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma,
• a szülő neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma;
• a gyermek csecsemőkori fejlődésével kapcsolatos adatok;
• a gyermek óvodai fejlődésével kapcsolatos adatok;
• az óvodai jogviszonnyal kapcsolatos adatok;
• a gyermek mulasztásával kapcsolatos adatok;
• a gyermekbalesetre vonatkozó adatok;
• a gyermek oktatási azonosító száma;
• egyéb adat ( a szülő hozzájárulásával).
5. A gyermekek adatai továbbíthatók:
a) a fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, hatóságok és
a nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adat;
b) a sajátos nevelési igényre vonatkozó adatok a pedagógiai szakszolgálat
intézményeitől a nevelési-oktatási intézménynek oda és vissza;
c) az óvodai fejlődéssel kapcsolatban a szülőknek, az iskolának, hatóság általi kirendelés és óvodai szakértőnek és a pedagógiai szakszolgálat intézményeinek;
d) a gyermek óvodai fel- és átvételével kapcsolatban az érintett intézménynek;
e) valamint a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek.
7. Titoktartási kötelezettség
A pedagógust hivatásánál fogva harmadik személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli a gyermekkel és családjával kapcsolatos minden olyan adatot, információt illetően, amelyről a gyermekkel, szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást. E kötelezettség független a foglalkozási jogviszony fennállásától, és annak megszűnése után is határidő nélkül fennmarad.
A titoktartási kötelezettség nem terjed ki az értekezleteken a pedagógusok egymás közti, a gyermek fejlődésével kapcsolatos megbeszélésekre.
Titoktartási kötelezettség terheli mind azokat a személyeket akik egyéb munkavállalói az intézménynek, azzal bármilyen kapcsolatban állnak. A szerződéses jogviszonyban álló munkavállalók, önkéntesek, szolgáltatók stb… kötelesek az 7. sz. melléklet Titoktartási nyilatkozat aláírásukkal elfogadni.
8. Az adattovábbításra jogosult
Az adattovábbításra az Alapítványi Óvoda óvodaigazgatója és a helyettese jogosult, valamint a fenntartó kuratóriuma, vagy az óvodaigazgató által meghatalmazott személy jogosult.
9. Önkéntes adatszolgáltatás
Önkéntes adatszolgáltatás esetén a szülőt tájékoztatni kell arról, hogy az adatszolgáltatásban való részvétel nem kötelező.
10. Az adatok statisztikai célú felhasználása
Az alkalmazottak és gyermekek jelen szabályzatban felsorolt adatai statisztikai célra felhasználhatók, de statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon kell azokat átadni.
A székhely óvodánál és telephelyénél gondoskodni kell arról, hogy az Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatban, valamint annak mellékleteiben foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a SZMSZ és mellékleteihez csatolt íven aláírásukkal igazolják, a hatálybalépés napjával egyidejűleg.
MELLÉKLETEK
335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet előírásai,
1.Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért az óvodaigazgató a felelős.
1, A kiadvány középső részében a következőket kell feltüntetni:
2, Estelegesen az intézmény logója
3, A kiadvány baloldali részében a következőket kell feltüntetni:
4, A kiadvány jobboldali részében a következőket kell feltüntetni:
A keltezés alatt a kiadványozó nevét kell szerepeltetni. Az aláírás mellet intézmény körbélyegzőjével hitelesíteni szükséges -kivétel ez alól az elektronikus bélyegzővel ellátott kiadványok).
7. A telephelyi intézménynek minden olyan iratot, levelet a telephelyen is iktatni kell, amely tovább küldésre kerül a székhely intézményeb. Az irat bal oldali sarkán kell feltüntetni az iktatás. Az iktatás iktatókönyvben, vagy iktatási programmal történhet.
Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény óvodaigazgató rendeli el és ellenőrzi.
Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.
A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet
12. Az óvoda által használt kötelező nyomtatványok
13. Bélyegző használata, aláírási jogok
- A körbélyegzőt az óvoda igazgatója használhatja.
- Hivatalos iratokon aláírási joggal az óvoda igazgató rendelkezik.
- A hosszúbélyegzőt: az igazgató, az igazgatóhelyettesek, a magasabb vezetők, az intézményi titkár és az óvodapedagógusok használhatják.
A bélyegzőket az irodákban elzárva kell tartani.
Bélyegző lenyomatok:
Körbélyegző:
Az Irattári terv, az Iratkezelési és kiadmányozási szabályzat kötelező mellékletét képezi.
Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az anyagok között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani.
Az anyagok között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni.
A tárgykörök megnevezését, az iratokon feltüntetni nem szükséges, csak az iktatási számát. Az irattárolásnál az alábbi dokumentumok (az óvodaigazgató saját hatáskörben dönthet további, fel nem sorolt tartalmú iratok tárolásáról is) és tárolási időtartalmat kell figyelembe venni:
Irattári |
Ügykör megnevezése |
Őrzési idő (év) |
Vezetési, igazgatási és személyi ügyek |
||
1. |
Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés |
nem selejtezhető |
2. |
Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek |
nem selejtezhető |
3. |
Személyzeti, bér- és munkaügy |
50 |
4. |
Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, |
10 |
5. |
Fenntartói irányítás |
10 |
6. * |
Szakmai ellenőrzés |
20 |
7. |
Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek |
10 |
8. |
Belső szabályzatok |
10 |
9. |
Polgári védelem |
10 |
10. |
Munkatervek, jelentések, |
5 |
11. |
Panaszügyek |
5 |
Nevelési-oktatási ügyek |
||
12. |
Nevelési-oktatási kísérletek, újítások |
10 |
13. |
Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók |
nem selejtezhető |
14. |
Felvétel, átvétel |
20 |
15. |
Kártérítési ügyek |
5 |
16. |
Naplók |
5 |
18. |
Pedagógiai szakszolgálat |
5 |
19. |
Szülői munkaközösségműködése |
5 |
20. |
Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások |
5 |
21. |
Gyakorlati képzés szervezése |
5 |
24. |
Gyermek- és ifjúságvédelem |
3 |
Gazdasági ügyek |
||
27. |
Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, határidő nélküli épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek |
|
28. |
Társadalombiztosítás |
50 |
29. |
Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés |
10 |
30. |
Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok |
5 |
32. |
A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak |
5 |
33. |
Szakértői bizottság szakértői véleménye |
20 |
34. * |
Költségvetési támogatási dokumentumok |
5 |
ELEKTRONIKUS ÚTON ELŐÁLLÍTOTT PAPÍRALAPÚ NYOMTATVÁNYOK
1.Az elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelési rendje
Óvodánk az oktatási ágazat irányítási rendszerével a Közoktatási Információs Rendszer (KIR) révén tartott elektronikus kapcsolatban elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumrendszert alkalmaz a 229/2012. (VIII. 28.) kormányrendelet előírásainak megfelelően. A rendszerben alkalmazott fokozott biztonságú elektronikus aláírást az óvodavezető alkalmazhatja a dokumentumok hitelesítésére. Az elektronikus rendszer használata során ki kell nyomtatni és az irattárban kell elhelyezni az alábbi dokumentumok papíralapú másolatát:
· Intézménytörzsre vonatkozó adatok módosítása
· Alkalmazottakra vonatkozó adatbejelentések
· Óvodai jogviszonyra vonatkozó bejelentések
· OSAP-jelentés
· Alkalmazottak és gyermekek listája KIR (október 1-jei állapot)
Az elektronikus úton előállított fenti dokumentumokat az intézmény pecsétjével és az óvodaigazgató aláírásával hitelesített formában kell tárolni.
Az egyéb elektronikusan megküldött adatok írásbeli tárolása és hitelesítése nem szükséges. A dokumentumokat a KIR alrendszerében, továbbá elektronikus adathordozón lementett formában tároljuk. Az adatokhoz kizárólag az óvodaigazgató által felhatalmazott óvodaigazgató-helyettes és az óvodatitkár férhetnek hozzá.
A szabályzat célja:
Az intézmény működése során keletkező iratok elektronikus úton történő létrehozásának, archiválásának, továbbításának, valamint az elektronikus úton érkező iratok kezelésének, megőrzésének szabályzása.
A szabályzat személyi hatálya:
A szabályzat minden dolgozó számára kötelező érvényű, aki munkája során iratkezeléssel kapcsolatba kerül. A szabályzat bizalmas információkat tartalmaz az intézmény működését illetően, ezért tartalma SZOLGÁLATI TITOK!
A Szabályzat betartásának ellenőrzése:
A Szabályzat betartásának ellenőrzése az óvodaigazgató feladata, melyet rendszeres időközönként elvégez. Az ellenőrzés végrehajtása előzetes bejelentés nélkül történik!
A Szabályzat tárgyi hatálya:
Az elektronikus iratkezelés (adatkezelés) során használt fontosabb fogalmak:
Elektronikus Iratok létrehozása:
Elektronikus irat létrehozása számítástechnikai eszközökkel történik. Az elektronikus úton keletkezett iratnak számítástechnikai eszközökön történő tárolása fájlokban történik. Az elektronikus iratokat lehetőleg olyan eszközön és formátumban kell létrehozni, melyek a felhasználás helyétől függetlenül ugyan azt az eredményt nyújtják. Kerülni kell a nem járatos fájlformátumok használatát és egyúttal törekedni kell népszerű formátumok használatára.
Minden fájlnak három fő tulajdonsága van: név, kiterjesztés, hely, továbbá, az iratkezelés szempontjából fontos tulajdonságai (attribútum):
Az elektronikus úton létrehozott iratok végleges, jóváhagyott változatát ki kell nyomtatni, el kell látni a megfelelő azonosítókkal, továbbá megőrzés céljából archiválni kell.
Azokat a dokumentum fájlokat, melyek várhatóan nem változnak meg, vagy nem cél a későbbiekben a megváltoztatása, írásvédetté kell tenni!
Fájlok elnevezéseinek alapelvei:
A fájlok elhelyezése mappákban történik. Az összetartozó fájlokat célszerűen egy mappában kell elhelyezni. A mappa nevének megválasztásakor fájl elnevezéseinek alapelveit kell betartani.
Elektronikus iratok küldése, fogadása
Az Eüsztv. 8. § (1) Az ügyfél – törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában – jogosult az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtt az ügyei intézése során ügyintézési cselekményeit elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni.
A személyi anyagok, a gyermekek anyagainak létrehozására szolgáló programok
A KIR, (OviKRÉTA) rendszerben keletkezett iratok, az ilyen módon létrejött iratokat nyomtatás után Iratkezelési szabályzatnak megfelelően meg kell őrizni.
Az intézményi étkezési nyilvántartó rendszerben érkező iratok a rendszeren belül kerülnek létrehozásra. Az ilyen módon létrejött iratokat nyomtatás után az Iratkezelési szabályzatnak megfelelően meg kell őrizni.
Archiválás, biztonsági mentések
Az archiválás, biztonsági gyorsmentés USB adattárolókra történik. Emellett külső adathordozóra történnek az éves archiválások.
Az intézmény által használt programok rendelkeznek olyan funkcióval, melyek segítségével az archiválás elvégezhető, az így kapott fájlok segítségével a biztonsági mentéskori állapot visszaállítható. A funkcióval létrehozott fájlokat egy erre a célra rendszeresített USB adathordozóra kell másolni, és az óvodaigazgatói iroda páncélszekrényében kell őrizni. Az archiválást, biztonsági mentést havonta egyszer el kell végezni.
Az óvodaigazgató felelős: